Hvad er organisering?

De fleste mennesker har så mange forestillinger forbundet med ordet ”organisation,” at de tænker på det som en identitet eller et væsen og ikke som en dynamisk aktivitet.

Lad os se på, hvad det i virkeligheden er.

Lad os tage en bunke røde, hvide og blå perler. Lad os organisere dem.

Lad os så tegne orgtavlen. Kort sagt viser en orgtavle (forkortelse for organiseringstavle) funktionerne, pligterne, kommunikationsruter, handlingsrækkefølger og en organisations autoriteter.

Lad os smide alle perlerne i skødet på den ansvarshavende i én stor forvirring.

Det er indlysende, at den ansvarshavende er nødt til at dirigere dem for at grave sig selv fri. Således får vi:

På den måde finder vi ud af meget af det, som en ansvarshavende gør. Han dirigerer. Han inddeler i typer eller klasser af ting eller handlinger.

Indtil nu er det en stillestående organisation.

Vi bliver nødt til at få produkter. Med produkter mener vi færdige ting, der har bytteværdi inden for eller uden for aktiviteten. Det kan være en service eller ting, der er overdraget til en uden for organisationen eller et andet af organisationens medlemmer.

Lad os sige, at organisationens produkter er perler med huller, der er blevet boret; perler, der er blevet sat på snor; perler, der er blevet lagt i æsker.

Så ville vi få:

Eller vi ville få:

Eller vi ville få:

Det er ikke specielt vigtigt, hvilken type organiseringstavle vi bruger, når bare den klarer mængden af perler.

Selvom vi kun havde én person i denne ”organisation”, ville han stadig være nødt til at have lidt forstand på organisering og have en form for organiseringstavle.

Hvis vi har en stor mængde, der skal håndteres, er vi nødt til at tilføje mere personale. Hvis vi satte dem i arbejde uden en organiseringstavle, ville vi også føje forvirring til.

En organisation uden en organiseringstavle vil bryde sammen på grund af overbelastning og krydsende flows og strømme; når de støder sammen, opstår der forvirring.

En forvirring er bare et ustruktureret partikelflow (kroppe, kommunikation eller ting). Partiklerne kolliderer, springer tilbage fra hinanden og forbliver INDE I området. Derfor er der ikke noget produkt, for der er noget, der skal strømme UD, for at man kan få et produkt.

Vi kan nu bemærke to ting. Vi har nogle stabile ting. Disse er steder og poster (jobs eller positioner i en gruppe eller organisation). Og vi har ting, der strømmer. Disse ting gennemgår ændring.

Så en organisations positioner ændrer strømmende partikler.

Partikler strømmer i rækkefølge.

Ting kommer ind i en organisation, ændres og strømmer ud af en organisation.

En organisation, der kun har en slags artikler (røde perler), er mindre kompleks end en, der har adskillige slags artikler.

Enhver aktivitet har en handlingsrækkefølge. Den må nødvendigvis have stabile punkter, der ikke strømmer, for at kunne håndtere de ting, der strømmer.

Det er ikke nødvendigt at have en stabil terminal, der kun gør en ting. Men hvis det er tilfældet, så har den også en korrekt handlingsrækkefølge. (Med ”terminal” menes en person, der sender, modtager eller videregiver kommunikation).

Alt dette gælder i et maskinrum eller på et advokatkontor eller i enhver organisation.

I et maskinrum strømmer brændstof ind, ændres til bevægelse, der så strømmer ud. Nogen betjener maskinerne. Nogen reparerer maskinerne. Det kan være, det hele udføres af én person, men i det øjeblik mængden stiger, er man nødt til at planlægge handlingerne, inddele dem i kategorier og sætte dem på en organiseringstavle, som de folk, der er der, kender og retter sig efter; ellers fungerer stedet ikke godt.

Det gøres ved at dele drift og reparation op i to funktioner og lave to aktiviteter på den samme orgtavle.

Maskinmesteren sørger for at holde flowet i gang, og for at terminalerne udfører deres funktioner.

På et advokatkontor har vi andre funktioner, der udgør et flow.

Det ovenstående er en flowmodel, hvor der sandsynligvis er forskellige personer (med hver sit speciale) på hver post.

Eller vi kunne have en slags immobil orgtavle.

Men hvis vi gjorde det, ville vi være nødt til at anbringe bevægelsen lodret, så der ville være et flow.

Orgtavler, der kun angiver terminaler, vil sædvanligvis ikke have et flow.

Tidligere tiders typiske orgtavle for en hær var således:

Da de fik mange flere mænd, måtte de have en flowtavle.

Så man organiserer ved at:

1. Undersøge de forskellige typer af partikler.

2. Udarbejde de ønskede ændringer, så hver af dem udgør et produkt.

3. Placere de terminaler, der skal foretage ændringerne, i den rækkefølge ændringerne skal ske.

Tavlen skal også inkludere en genkendelse af de forskellige typer i (1), der dirigeres til terminalerne, som ændrer dem for så at sende dem ud som produkter.

For at være praktisk skal en organiseringstavle også tage højde for, at der bliver skaffet materialer, at produktet bliver afsat, at der modtages betaling for den handlingscyklus (de trin, der er udført fra start til slut, der resulterede i produktet) samt for overvågningen af den.

Et firma har forskellige funktioner.

Det er faktisk en samling små orgtavler, der er kombineret, så de tilsammen fungerer som én stor orgtavle.

De grundprincipper, man skal kende for at organisere lige meget hvad, er med i denne sektion af kurset.

Lige meget hvilken handling, der skal planlægges, er man nødt til at kunne visualisere dens flows rækkefølge, samt de ændringer, der sker ved hver post. Man skal være i stand til at se, hvor en partikel (papir, krop, penge) kommer ind, og hvor den går ud.

Man må være i stand til at finde ethvert punkt, hvor den vil blive stoppet, og udbedre det eller håndtere den del af flowet.

En korrekt orgtavle er en stadig kombination af flows, der ikke kolliderer med hinanden, og som kommer ind og gennemgår den ønskede ændring, og som går ud igen som et produkt.